聊聊会务工作中“尴尬事”

下面是小编为大家整理的聊聊会务工作中“尴尬事”,供大家参考。

聊聊会务工作中的“尴尬事”

 

会议服务工作由一件件看似不起眼的小事组成，“事非经过不知难”，小事往往都不“小”，稍有疏忽大意、处置不当，就会出“洋相”，甚至酿成“事故”，造成较大负面影响。回想起亲历过的会议服务中的几件“尴尬事”，我至今记忆犹新。

领导正念着稿件，突然停下来了

有一年，市里召开领导干部会议，台下几百人参会，市委领导正在讲话，突然停了下来。主席台上的其他领导一看，原来是讲话稿出现了空白页，赶紧把自己手里的材料递了过去，会议才得以继续。虽然有惊无险，但造成的负面影响难以挽回。

这种“低级错误”本来是检查一遍材料就可以避免的，但由于会务工作人员工作不够细致，没有逐页检查，凑巧领导手中的这份材料出了问题，失误就这么造成了。

这件事启示我们：

会务工作没有小事，需要慎之又慎、细之又细，要把小事当成大事看，把易事当作难事做。要关注好每个细节，检查好每份文件，落实好每个步骤，来不得半点侥幸心理。

为什么工作人员没有反应？

记得几年前市里一次会议，当会议主持人说到“请工作人员宣读名单”时，后台播音的工作人员却迟迟没有反应。原来，这名工作人员手里没有拿到名单，急得一身冷汗，会议被迫中断，场面十分尴尬。幸好，现场一位领导秘书反应很快，立即找出名单送到后台，这才化解了危机。

这次失误的出现，原因是两个部门在工作衔接上出了问题：负责起草主持词的部门和负责现场调度的部门没有进行充分地沟通和衔接，没有合作模拟演练，播音的工作人员没有及时拿到名单，以至于出现会议“冷场”的事故。

这件事启示我们：

会议的圆满顺利召开需要参与会务工作各部门的通力协作，树立“一盘棋”思想，加强互相之间的统筹衔接，同时要把每个细节都提前演练一遍、检查一遍，确保万无一失。

怎么只剩一个餐台？

多年前的一次市党代会，会议结束当日的晚餐，每每想起都让我后怕不已。那天下午，会议将在5点半左右闭幕，大部分县区代表团成员准备在晚餐后集中乘车离开。中午，我和几位同事对各代表团联络员上报的人员进行确认，让餐厅按220人左右准备自助餐。下午4点20分左右，我和同事们提前一个小时到酒店餐厅查看准备情况，一到餐厅才发现，餐厅里只剩下一个餐台，而且各种菜品餐量也明显少了。

我着急地问餐厅经理是怎么回事，她说营销经理吩咐，晚餐按70人准备，并安排撤掉多余的餐台。我一下懵了，数量少了三分之二，还有一个小时就要散会了，这么多代表同时来就餐怎么保障？

我赶紧打电话联系营销经理，她说她在外面办事回不来，并解释是按照往常市人代会或政协会最后一餐估算的，把就餐人数从220人减到70人，也没有和我们商量。我说市党代会与市人大、市政协会议不同，基层代表多，大部分代表就餐后才统一乘车返回县区。向酒店负责人说明此情况，她也说在外面回不来。

我想此时争论对错已没有意义，再逐级请示单位领导也来不及了，当下的关键是在最短时间内把晚餐准备好，让代表们能在开了一下午会后顺利吃上饭。我当即让餐厅经理增加一个餐台，并联系酒店的行政总厨，请他动员和协调一切力量，在一个小时之内完成好自助餐。晚餐不按照原定的菜单，有什么做什么，只要保证代表按时就餐就行。

总厨当即调动酒店所有后厨力量，紧急协调保障晚餐。一小时后，两个餐台准时开餐，代表们吃完饭离开了酒店，我那颗悬着的心才终于放下。

回过头来再看这次事件，虽然涉险过关，突发情况得到有效化解，但有几点值得总结：

一是急事快办不拖延。遇到紧急情况不能慌，也不能只忙着撇清责任，而要迅速冷静下来，思考怎么去解决问题。如果那天有代表最后吃不上饭，事后无论追查谁的责任也无法弥补。

二是选取突破口最为关键。当时头绪纷繁，在最短的时间内找到能解决处理问题的人是关键。我们无论找到酒店哪个领导，最终这件事都需要总厨来协调，因此说服他不讲条件全力以赴及时补救是关键。

三是随机应变的重要性。如果坚持原定的菜单，可能在采购和备料的环节就会遇到问题，因此要把自主权交给总厨，这样便于准备和应对。

四是沟通协调的重要性。这件事的由头主要是酒店营销经理按照以往承办市人代会和政协会的经验作出调整，但她没有想到市党代会与市人代会、政协会不同，代表结构和组成不一样，事先没有与我们沟通，造成了工作上的被动，在这一点上，也有我们沟通不深入、不到位的问题。

 

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